1. Kleines MS Access Tutorial

1.1 Grundfunktionen

1.1.1 Suchen

Mit dem Feldstecher kann gesucht werden. Möglicherweise möchten Sie die Option "Suche nur aktuelles Feld" ausschalten. Die Funktion "Suchen" unterstützt Wildcards; die wichtigsten sind '*' für bel. Text und '?' für genau ein Zeichen. Mehr dazu in der Access-Hilfe.

HINWEIS: Mit dieser Funktion wird nur schnell auf einen bestimmten Datensatz innerhalb der aktuellen Selektion gesprungen. Es wird nichts selektiert wie beim Filter.

1.1.2 Filter

Mit dem Filter kann eine Selektion erstellt werden, welche dann als Datenquelle für Listen, Serienbriefe & Etiketten dient wird: 1. Auf die Schaltfläche "Filter über Formular" klicken, 2. in der Maske Filterkriterien eingeben; ODER Verknüpfung mit zusätzlichen Seiten (siehe Lasche unten) möglich, 3. nochmals auf das Icon "Filter" klicken um den Filter anzuwenden. Der Filter kann später wieder entfernt werden, um wieder alle Daten bearbeiten zu können. Auch der Filter unterstützt Wildcards.

BEISPIEL: Der Filter "pr*" (im Feld Code) selektiert "prfzh" als auch "prfbl".

1.1.3 Sortieren

Hiermit kann nach dem Feld, wo der Cursor steht, auf-/abwärts sortiert werden.

HINWEIS: Suchen und Sortieren nach Code, Vorname, Nachname & Kanton geht viel schneller als auf andern Felder, weil sie indexiert sind.

1.2 Nützliche Tastenkombinationen (Shortcuts)

<Ctrl '+'> Neuen Datensatz hinzufügen

<F4> Klappt die sog. "Combobox" bei Code & Anrede auf

<F2> Schaltet vom Navigations- in den Bearbeitungsmodus. Nützlich zum Felder ändern.

<TAB> Bewegt Cursor in allen Windows Dialogen zum nächsten Feld. Zurück <Shift-Tab>

1.3 Ansichten

Normalerweise wird mit der Datenbank in der Maske (Form) gearbeitet. Auch eine tabellarische Ansicht der Adress-Daten kann angezeigt: Icon "Datenbank-Fenster" (drittes von rechts) klicken, Lasche "Tabellen" wählen, Tabelle "Adressen" öffnen. Alle Funktionen zum editieren, sortieren & suchen arbeiten wie in der Maske. Diese Tabellen-Ansicht kann sogar gedruckt werden; meist ist es aber besser, die Funktion "Ausgabe aktuelle Selektion als Liste" zu verwenden.

HINWEIS: Wenn das Feld 'Anrede' in der Tabellen-Ansicht geändert wird, können die Platzhalter [Name] & [Vorname] (siehe unten) nicht autom. ersetzt werden.

2 Hinweise zu den Feldern

Das neu obligatorische Feld 'Name' sollte einen mehr oder weniger eindeutigen Namen beinhalten. Dieser Name sollte möglichst für sich alleine stehend aussagekräftig sein; also zB. nicht nur "für..." (weil im Vorname steht "Schule"). Bei langen Bezeichnungen ist eine Trennung (Rest in Vorname oder Zusatz) aber manchmal unumgänglich. Beispiele:

Statt Anrede="Bundesamt", Name="für Kultur" besser Anrede leer und Name="Bundesamt für Kultur" Statt Anrede="Kaufmännische", Vorname="Berufsschule", Name="Leer" sollte Anrede & Vorname leer und Name="Kaufmännische Berufsschule" sein

Das obligatorische Feld Code enthält den Address-Code. Alle benutzten Codes erscheinen durch Klicken auf das kleine Abwärts-Pfeilchen rechts vom Feld. Diese Liste ist (anders als die Anreden; s.u.) nirgendwo gespeichert; sobald ein neuer Code verwendet wird, erscheint er auch in dieser Liste.

Das obligatorische Feld 'Anrede' muss einen Text enthalten, der als Anrede im Brief, nicht in der Adresse, verwendet werden kann. Beispiel: "Sehr geehrter Herr Müller" und nicht nur "Herrn". (Für französische Adressen kann jedoch "Monsieur" verwendet werden, weil die frz. Briefanrede ja tatsächlich so lautet.)

In der Eingabemaske stehen diverse Anreden durch Klicken auf das kleine Abwärts-Pfeilchen rechts vom Feld zur Verfügung; [Name] und [Vorname] wird jeweils autom. ersetzt. Die Liste kann übrigens in der Tabelle "Briefanreden" problemlos auch selber modifiziert werden.

Falls nur eine Adresszeile benötigt wird, gehört diese zuerst in 'Adresse'. 'Zusatz' sollte benutzt werden, wenn Adresse schon besetzt ist. Dies vermeidet unschöne Leerzeilen in Briefen.

Wenn Strasse & Postfach gesetzt werden, und 'Zusatz' schon benutzt ist, sollten die Adressteile durch '/' getrennt werden; zB. "Imkerstr. 4 / Postfach" oder "ETH Zentrum / Gloriastr. 35".

Bei Kontaktpersonen sollte der Name der Zeitung o.ä. besser im Zusatz und nicht in der Anrede erfasst werden, damit Briefe persönlich an den Redaktor adressiert werden.

3 Funktionen & Features

3.1 Listen & Etiketten

Die beiden Funktionen "Ausgabe aktuelle Selektion als... Liste" bzw. "Etiketten" generieren sog. Reports in Access, die anschliessend mit einem Klick gedruckt werden können. Diese Funktionen benötigen Word nicht.

3.2 Serienbriefe & Einzelbrief

Um einen Serienbrief mit der aktuellen Selektion zu erstellen, kann "Ausgabe aktuelle Selektion als... Serienbrief" benutzt werden. Diese Funktion erstellt autom. ein Serienbrief Hauptdokument in Word. Als Vorlage wird sjf-serienbrief.dot benutzt.

Um einen einzelnen Brief an die gerade angezeigte Adresse zu erstellen, kann "Einzelbrief schreiben" benutzt werden. Dazu muss keine Selektion gesetzt sein. Als Vorlage in Word wird sjf-db_brief.dot benutzt.

Serienbriefe & Einzelbrief hängen von einer sauberen Definition der Daten ab: Vorname & Name auf eine Zeile kommen; Zusatz und Adresse je auf einer einzelnen Zeile stehen.

3.3.1 Erfassen

Spenden werden über Adressen erfasst. Für jeden Spender muss eine Adresse vorhanden sein. Gehen Sie auf die entsprechende Adresse (oder neu Erfassen) und drücken Sie "Neue Spende zu diesem Datensatz..." auf der Hauptmaske. Dadurch öffnet sich die Maske "Spende" wo im unteren Teil eine neue Spende erfasst werden kann.

3.3.2 Anzeige & Auswertung

Neben der Anzeige als Maske, wo jeweils eine Adresse mit allen Spenden sichtbar ist, gibt zwei weitere Möglichkeiten, Spenden anzuzeigen & auszuwerten:

	Als Liste: Jede einzelne Spende erscheint in einer Zeile. Diese Ansicht ist sehr nützlich um einzelne Spenden zu modifizieren oder löschen.
	Als Tabelle: Jeder Spender erscheint in einer Zeile; die Spalten enthalten die Beträge und verschiedene Auswertungen: Total, Durchschnitt & Maximal.

ACHTUNG: Um Spenden nur anzuzeigen & auszuwerten, muss die Funktion "Gehe zu Spenden..." und nicht "Neue Spenden zu diesem Datensatz verwendet werden."

3.3.3 Serienbriefe

Aus der Maske "Spenden" können nicht direkt Serienbriefe generiert werden. Um Serienbriefe an Spender zu erstellen, muss die Spender-Adresse mit einem Code markiert sein; so kann die normale Serienbrief-Funktion aus der Hauptmaske mit richtiger Selektion verwendet werden.

Die Spenden-Daten (Erfasst, Betrag, Verdankt) können mit der Serienbrief-Funktion aus der Hauptmaske nicht verwendet werden. Falls dies gewünscht ist, muss der Serienbrief mit den normalen Access-Funktionen von Hand erstellt werden: Spenden Ansicht als Liste, Menü Tools/Office Links/Serienbrief, etc. Mehr dazu in der Access-Dokumentation & Hilfe.

Falls Sie jedesmal gefragt werden ("...sind sie sicher..."), ob sie eine bestimmte Modifikation (zB. Neue Spende) tatsächlich durchführen wollen, schalten Sie die Option "Action Queries bestätigen" im Menü Tools, Optionen, Edit/Find aus.

5 Gelegentlich durchzuführende Jobs

Sie sollten gelegentlich folgendes durchführen:

Bei jedem Serienbrief wird die Selektion als sog. Query abgespeichert. Von Zeit zu Zeit können diese Query-Definitionen wieder gelöscht werden: Icon "Datenbank-Fenster" (drittes von rechts) klicken, Lasche "Queries" wählen, alle Query die mit "MergeMail_" beginnen löschen und die andern ja nicht berühren!

ACHTUNG: Wenn Sie Serienbriefe abspeichern, funktioniert die Verknüpfung mit den Adressen nach dem Löschen des dazugehörigen Queries natürlich nicht mehr.

Die Datenbank kann reorganisiert & kompaktiert werden um Platz zu sparen: Die Datenbank vollständig schliessen (Datei/Schliessen) oder Access frisch starten, so dass nur das kurz Menü (Datei/Tools/Hilfe) erscheint. Im Menü Tools/Datenbank Utilities, Datenbank kompaktieren wählen, in den entsprechenden Ordner gehen und sjf.mdb auswählen, nochmals sjf.mdb auswählen und die Frage, ob ersetzt werden soll, mit Ja beantworten. Warten.

6 Versionshinweise

"Schweizer Jugend forscht Datenbank" wurde für Microsoft Access 95/V7.0 und Microsoft Word 95 entwickelt. Volle Funktionstüchtigkeit unter neueren Versionen dieser Produkte (insbesondere Office '97) kann ohne eventuelle Anpassungen nicht garantiert werden.

7 Mögliche Erweiterungen

	Erfassen von Wettbewerbs-Teilnehmer Daten: Gruppe, Projetktitel, Prädikat, Sonderanerkennung. Dann könnte zB. die Ergebnisliste automatisch generiert werden.
	Unterstützung von verschiedenen Vorlagen in Word: "Dankesbrief", "Einladung", etc.
	Serienbriefe für Spender (vereinfacht & automatisiert wie Adressen)

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